Договор аутсорсинга: что это такое, плюсы и риски для малого бизнеса — РБК Отрасли
Read Time:6 Minute, 10 Second
Фото: Shutterstock
Содержание
- Что такое договор аутсорсинга и для чего он нужен
- Основные виды договора аутсорсинга и их особенности
- Отличие аутсорсинга от аутстаффинга и подряда
- Что должно быть в договоре аутсорсинга
- Преимущества аутсорсинга для малого бизнеса
- Риски и особенности аутсорсинга
- Как рассчитать выгоду от договора аутсорсинга
Что такое договор аутсорсинга и для чего он нужен
Представьте, что вы управляете небольшим, но перспективным делом. Ваши мысли заняты развитием продукта, поиском новых клиентов и стратегическим планированием. Однако ежедневно вам приходится отвлекаться на рутинные, но обязательные задачи: расчет зарплат, подачу налоговых деклараций, системное администрирование компьютеров или ведение страниц в социальных сетях. Эти процессы отнимают драгоценное время и требуют специальных знаний, которых у вас может не быть. Именно для таких ситуаций и существует аутсорсинг.
Говоря простыми словами, договор аутсорсинга — это долгосрочное деловое соглашение, по которому вы поручаете выполнение определенных внутренних функций вашей фирмы сторонней организации. Эта организация является экспертом в конкретной области и берет на себя полную ответственность за качественное исполнение переданных ей задач. Фактически вы арендуете не просто отдельных специалистов, а целый отлаженный бизнес-процесс. Исполнитель использует свои ресурсы, свои методики и свой персонал для достижения результата, оговоренного в контракте.
У любой компании есть основная деятельность, приносящая доход, и вспомогательная, которая обеспечивает ее функционирование. Передача таких второстепенных, но важных задач профессионалам позволяет не распылять внимание и силы.
Содержать в штате высококлассного юриста, системного администратора или маркетолога для малого предприятия может быть непозволительной роскошью. Аутсорсинг позволяет получить доступ к услугам целой команды экспертов по цене, которая зачастую оказывается ниже, чем затраты на одного штатного специалиста. Вы платите только за конкретный объем выполненной работы.
Освободившись от операционной рутины, руководитель и ключевые сотрудники могут полностью сфокусироваться на том, что они умеют делать лучше всего — на развитии своего продукта, улучшении качества обслуживания клиентов и поиске новых рынков сбыта.
Фото: Shutterstock
Аутсорсинг — это инструмент управления, который дает малому бизнесу гибкость, доступ к передовым технологиям и профессиональным компетенциям.
Основные виды договора аутсорсинга и их особенности
Существует несколько разновидностей соглашений о передаче функций, каждая из которых имеет свои особенности.
Договор аутсорсинга на оказание услуг
Это наиболее распространенный тип. В рамках такого договора исполнитель обязуется оказать определенные услуги, например по ведению бухгалтерии, юридическому сопровождению, маркетингу или уборке помещений. Например, небольшая кофейня может передать ведение своих социальных сетей маркетинговому агентству.
Договор аутсорсинга персонала
Этот вид договора предполагает предоставление исполнителем своих сотрудников для выполнения работ на территории заказчика. При этом работники остаются в штате компании-исполнителя, которая несет за них ответственность. К примеру, строительная фирма нанимает бригаду рабочих у аутсорсинговой компании для выполнения конкретного проекта.
Договор бухгалтерского аутсорсинга
В этом случае сторонняя организация полностью или частично берет на себя ведение бухгалтерского и налогового учета компании-заказчика. Это может включать в себя расчет заработной платы, подготовку и сдачу отчетности. Такой подход позволяет малым предприятиям избежать ошибок в отчетности и сэкономить на содержании штатного бухгалтера.
Отличие аутсорсинга от аутстаффинга и подряда
Важно понимать различия между этими понятиями, чтобы выбрать подходящую модель сотрудничества.
Что должно быть в договоре аутсорсинга: ключевые положения и образец
Договор аутсорсинга — это фундамент ваших отношений с подрядчиком. Чем детальнее и скрупулезнее он будет составлен, тем меньше вероятность возникновения недопонимания и споров в будущем. Не стоит полагаться на устные договоренности или типовые шаблоны из интернета без их тщательной адаптации под ваши нужды. Рассмотрим основные разделы, которые непременно должны присутствовать в вашем соглашении.
- Предмет договора ― здесь необходимо максимально четко и недвусмысленно прописать, какую именно функцию или бизнес-процесс вы передаете. Избегайте общих формулировок вроде «оказание бухгалтерских услуг». Вместо этого перечислите все конкретные операции: «ведение первичной документации, расчет заработной платы для 15 сотрудников, формирование и сдача квартальной налоговой отчетности в ИФНС, ежемесячная подготовка управленческих отчетов по форме заказчика». Чем подробнее будет этот список, тем лучше.
- Крайне желательно иметь приложение к договору, именуемое соглашением об уровне сервиса (Service Level Agreement). В нем фиксируются измеримые показатели качества, например: «отчетность должна быть сдана не позднее чем за два рабочих дня до установленного законом срока», «ответ на запрос по электронной почте должен быть предоставлен в течение четырех рабочих часов», «доступность IT-сервисов должна составлять 99,5% времени в месяц».
- Укажите точную дату начала и окончания действия соглашения. Также важно предусмотреть порядок его пролонгации (автоматической или по соглашению сторон) и условия досрочного расторжения.
- Стоимость услуг и порядок оплаты. В этом разделе фиксируется цена контракта. Она может быть разной: фиксированная ежемесячная плата, оплата в зависимости от объема выполненных операций (например, за количество обработанных счетов-фактур) или почасовая ставка. Обязательно пропишите периодичность и сроки оплаты (например, «ежемесячно до пятого числа месяца, следующего за отчетным»), а также валюту расчетов.
- Детально распишите, что должен делать исполнитель (качественно и в срок оказывать услуги, соблюдать конфиденциальность) и что обязан делать заказчик (своевременно предоставлять необходимую информацию и документы, вовремя оплачивать услуги). Например, если вы передаете бухгалтерию, ваша обязанность — передавать первичные документы не позднее третьего числа каждого месяца.
- Ответственность сторон ― один из важнейших пунктов для защиты ваших интересов. Пропишите финансовые санкции (штрафы, пени) за нарушение сроков или некачественное оказание услуг. Например, «в случае несвоевременной сдачи отчетности по вине исполнителя, повлекшей наложение штрафа со стороны налоговых органов, исполнитель обязуется компенсировать сумму штрафа в полном объеме».
- Аутсорсер получит доступ к вашей внутренней информации. Необходимо юридически обязать его не разглашать коммерческую тайну, персональные данные сотрудников и любую другую чувствительную информацию. Укажите, что это обязательство сохраняет силу и в течение нескольких лет после прекращения действия договора.
- Определите, на каких условиях любая из сторон может инициировать прекращение сотрудничества. Обычно это включает уведомление другой стороны за определенный срок (например, за 30 или 60 дней) и описание процедуры передачи дел и информации для обеспечения бесперебойной работы вашего бизнеса.
Тщательная проработка содержания договора аутсорсинга поможет создать прозрачный и работающий документ, который станет надежной основой для партнерства.
Преимущества аутсорсинга для малого бизнеса
Передача непрофильных задач сторонним специалистам открывает перед малым бизнесом ряд возможностей. Например, снижение расходов ― экономия на заработной плате штатных сотрудников, налогах и социальных выплатах.
Вы также получаете доступ к экспертам ― возможность пользоваться услугами высококвалифицированных специалистов без необходимости их найма в штат. А также возможность оперативно увеличивать или уменьшать объем получаемых услуг в зависимости от потребностей бизнеса. Также договор аутсорсинга позволяет освободить время и ресурсы компании для концентрации на стратегически важных задачах.
Риски и особенности, которые надо учесть
Несмотря на очевидные плюсы, аутсорсинг сопряжен с определенными рисками:
- Неправильный выбор подрядчика. Недостаточная компетенция исполнителя может привести к срыву сроков и снижению качества работы.
- Потеря контроля. Заказчик может частично утратить контроль над переданными процессами.
- Утечка конфиденциальной информации. Существует риск разглашения коммерческой тайны недобросовестным исполнителем.
- Зависимость от исполнителя. При разрыве отношений с ключевым подрядчиком бизнес может столкнуться с трудностями.
Плюсы и минусы аутсорсинга
Преимущества:
- Сокращение затрат.
- Доступ к высокой экспертизе.
- Повышение гибкости бизнеса.
- Концентрация на профильной деятельности.
Недостатки:
- Риск выбора некомпетентного исполнителя.
- Угроза утечки данных.
- Зависимость от подрядчика.
- Сложности с контролем качества.
Как рассчитать выгоду от договора аутсорсинга
Чтобы оценить экономическую целесообразность перехода на аутсорсинг, предпринимателю следует предпринять несколько шагов.
- Подсчитайте все расходы на содержание штатного сотрудника или отдела: зарплата, налоги, страховые взносы, аренда офиса, покупка оборудования и программного обеспечения.
- Запросите коммерческие предложения. Обратитесь к нескольким аутсорсинговым компаниям, чтобы узнать стоимость их услуг.
- Сравните затраты. Сопоставьте расходы на штатную единицу со стоимостью услуг аутсорсера.
- Учтите косвенные выгоды. Оцените экономию времени, повышение качества и снижение рисков.
Пример расчета
Допустим, содержание штатного бухгалтера обходится компании в 100 тыс. руб. в месяц (зарплата, налоги, аренда рабочего места). Аутсорсинговая компания предлагает ведение бухгалтерии за 50 тыс. руб. в месяц. Прямая экономия составляет 50 тыс. руб. Кроме того, компания избавляется от необходимости контролировать работу бухгалтера и нести риски, связанные с его возможными ошибками.
Взвесив все за и против, малый бизнес может принять обоснованное решение о целесообразности использования аутсорсинга как инструмента для роста и повышения своей конкурентоспособности.
Happy
0 %
Sad
0 %
Excited
0 %
Sleepy
0 %
Angry
0 %
Surprise
0 %
0
0
Average Rating